Osservando il contesto socioeconomico contemporaneo, ci si rende immediatamente conto di quanto, questo, sia effettivamente cambiato.
L’avvento della digitalizzazione ha cambiato le percezioni del pubblico e dei professionisti nei confronti dei mercati, spingendo le aziende a ricostruire i loro business plan in modo tale da poter accogliere questo processo di innovazione estremamente dinamico, implementando la produttività con lo scopo di massimizzare i profitti.
In un frangente tanto mutevole ed imprevedibile, poter contare su una forte comunicazione all’interno delle aziende è fondamentale per superare al meglio le task giornaliere. A tal proposito, le riunioni si rivelano uno strumento necessario per poter fissare i programmi in agenda e lavorare in team sui vari obiettivi.
Nella preparazione di una riunione aziendale occorre curare diversi passaggi cruciali per garantire che l’evento sia strutturato in modo efficace, che vanno dalla definizione dell’obiettivo principale della riunione alla pianificazione di un’agenda dettagliata per raggiungerlo.
Ovviamente questo processo può includere anche la realizzazione di materiali visivi come le slide (al riguardo segnaliamo che, nel suo sito ufficiale, l’esperto Maurizio La Cava spiega come fare una presentazione in PowerPoint in modo dettagliato), il cui supporto può contribuire a comunicare in modo più chiaro e coinvolgente le informazioni ai partecipanti.
Insomma, gli aspetti organizzativi su cui porre le fondamenta per una riunione di lavoro efficace assumono un’importanza cruciale per poter sfruttare a pieno le potenzialità di questo strumento di ottimizzazione e di gestione strategica ed operativa.
Poter avere la possibilità di interfacciarsi con il proprio team di lavoro in modo tale da lavorare insieme sul conseguimento degli obiettivi di impresa rappresenta un’occasione preziosa per favorire un clima collaborativo ed ottimizzare l’intero processo sul piano pratico.
Una riunione in grado di dare i suoi frutti deve essere profondamente schematizzata e seguire un ordine del giorno, pur stimolando e favorendo gli interventi dei partecipanti, soprattutto durante le sessioni di brainstorming, a condizione che l’intero incontro non diventi confusionario e difficile da gestire.
Nelle prossime righe, andremo a scoprire alcuni caratteri organizzativi e nozioni utili a strutturare nel migliore dei modi un meeting aziendale.
Contenuti
Gli obiettivi di una riunione aziendale
Come già precedentemente accennato, la riunione aziendale rappresenta uno strumento ad altissimo potenziale per poter favorire una cultura professionale che promuova il lavoro di squadra per il conseguimento degli obiettivi comuni.
I meeting devono, dunque, seguire delle strutture ben definite, all’interno delle quali è fondamentale essere coesi ed ascoltare i relatori allo scopo di collaborare nel migliore dei modi ai vari progetti, proponendo idee e soluzioni fattibili attraverso cui raggiungere prima la meta prefissata.
Le riunioni aziendali devono, dunque, avere degli obiettivi espliciti e devono offrire la possibilità a tutti i partecipanti di fornire dei feedback, opinioni e pareri sugli argomenti all’ordine del giorno.
Definire un piano d’azione
Oltre all’ordine del giorno, è consigliato strutturare la riunione attraverso una check list efficace, con cui poter controllare di volta in volta l’andamento dell’incontro e se questo stia, effettivamente, dando i suoi frutti.
Le riunioni rappresentano un modo per trarre le informazioni necessarie per svolgere al meglio le proprie task. Per questo, parteciparvi si rivela fondamentale, in modo tale da portare e ricevere valore durante l’incontro con i colleghi.
È alla luce di questi presupposti che è consigliato, per gli organizzatori, definire dei ruoli all’interno del team di lavoro nell’ambito del meeting stesso, in modo tale da poter moderare l’intero incontro e di fornire spunti interessanti in relazione all’expertise dei singoli membri del team.
Riunione aziendale: come farla e strutturarla in modo efficiente in 10 consigli utili
Ecco 10 consigli utili per organizzare e strutturare efficacemente una riunione aziendale:
- Obiettivi chiari e specifici: Definisci gli obiettivi della riunione in anticipo e comunicali a tutti i partecipanti. Assicurati che siano chiari, specifici e misurabili per mantenere il focus e massimizzare l’efficienza.
- Agenda dettagliata: Prepara un’agenda dettagliata che includa tutti gli argomenti da discutere e il tempo previsto per ciascuno. Inviala a tutti i partecipanti prima della riunione in modo che possano prepararsi adeguatamente.
- Partecipanti rilevanti: Invita solo le persone che sono strettamente necessarie per raggiungere gli obiettivi della riunione. Limita il numero di partecipanti per mantenere la discussione focalizzata e evitare perdite di tempo.
- Tempo limitato: Imposta un limite di tempo per la riunione e mantienilo rigorosamente. Questo aiuterà a mantenere l’attenzione dei partecipanti e a evitare che la riunione si prolunghi oltre il necessario.
- Moderatore competente: Designa un moderatore competente che sia responsabile di guidare la riunione, far rispettare l’agenda e mantenere il controllo sul tempo. Assicurati che il moderatore abbia le competenze necessarie per gestire la discussione in modo efficace.
- Coinvolgimento attivo: Promuovi il coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti durante la riunione. Incoraggia le domande, i commenti e i contributi costruttivi per massimizzare il valore della discussione.
- Documentazione e follow-up: Assegna a qualcuno il compito di prendere nota dei punti salienti, delle decisioni prese e degli impegni presi durante la riunione. Invia un follow-up a tutti i partecipanti con le informazioni rilevanti e i compiti assegnati entro breve tempo dalla riunione.
- Utilizzo di strumenti tecnologici: Utilizza strumenti tecnologici come videoconferenze, software di gestione delle riunioni e condivisione dello schermo per facilitare la partecipazione e la collaborazione, specialmente se alcuni partecipanti sono remoti.
- Rotazione dei ruoli: Se possibile, ruota i ruoli durante le riunioni per promuovere il coinvolgimento di tutti i partecipanti e per evitare che una persona assuma sempre il ruolo di leader o di portavoce.
- Valutazione e miglioramento continuo: Dopo ogni riunione, raccogli feedback dai partecipanti per valutare l’efficacia della riunione e identificare eventuali aree di miglioramento. Utilizza queste informazioni per ottimizzare le riunioni future e rendere il processo più efficiente nel tempo.
Differenti tipologie di riunione aziendale
Giunti a questo punto della nostra disamina sulle nozioni organizzative relative alla strutturazione di un meeting aziendale, riteniamo opportuno sottolineare l’esistenza di diverse tipologie di incontri, da dover – chiaramente – gestire assumendo degli approcci differenti. Le riunioni formali, quelle più classiche, sono caratterizzate da un ordine rigido, da rispettare costantemente per poter trarre il massimo dall’intera sessione.
Le riunioni formalizzate seguono un protocollo e vengono gestite durante le fasi di briefing decisionale.
Esistono, poi, forme di riunione molto più libere, quasi in grado di assumere dei tratti informali. Questa tipologia di incontri costituisce un’ottima occasione per approfondire determinati temi ed aspetti particolari su piani operativi e funzioni gestionali di sorta.
Le riunioni informali possono essere sfruttate per la condivisione di informazioni in relazione ad un singolo obiettivo, oppure per scopi decisionali. Nelle riunioni analitiche si seguono strategie di problem solving per trovare potenziali soluzioni in merito a specifiche problematiche.
Le riunioni creative seguono molto la tecnica del brainstorming per trovare nuove idee sulle quali investire, sviluppando approcci e piani di business che possano portare innovazione nell’impresa e all’interno del mercato di riferimento.
Infine, troviamo le riunioni motivazionali, in cui si fa il punto della situazione sui membri del team di lavoro e quelle consultive che, di fatto, hanno sempre conseguenze di stampo operativo e richiedono la stesura di un verbale.